Si vous êtes un professionnel, ou si vous avez une entreprise, alors vous connaissez forcément la gestion électronique des documents.
Oui, mais est-ce que vous connaissez le serveur distant, qui est la manière la plus sécurisée d’archiver vos documents ? Dans notre article du jour, nous allons vous en dire un peu plus.
On vous dit tout sur l’archivage sécurisé de vos documents
Dans un premier temps, la GED par serveur distant vous évite d’investir dans des ordinateurs. En effet, de cette manière, vous avez la possibilité d’accéder à vos différents documents sur n’importe quelle plateforme : ordinateur dans un premier temps, mais également smartphone ou tablette.
Les avantages et inconvénients de la gestion électronique, ou GED
Prendre la décision d’installer un système de gestion électronique des documents au sein de son entreprise implique une dématérialisation complète de tous les documents et données. La GED présente sans aucun doute de nombreux avantages pour les entreprises, comme la réduction des coûts ou la consolidation des documents, mais elle présente aussi des inconvénients, comme la nécessité de former les employés et de protéger les données contre la fraude. Voici un résumé des avantages et des inconvénients de la GED en entreprise.
Quels sont les avantages de la GED pour les entreprises ?
Rappelons que la GED, ou gestion électronique des documents, est une technologie informatique qui vous permet de gérer plus efficacement les papiers de votre entreprise. Il s’agit essentiellement d’une solution qui gère toutes les tâches liées aux documents au sein d’une entreprise ou d’une division, y compris l’édition, l’archivage et le stockage.
GED : des économies de temps et d’argent
Quels sont les avantages de la GED pour les entreprises ? Parce qu’une entreprise génère généralement une quantité importante de documents, les avantages sont nombreux. Cette importante collection de documents a un coût évident, tant en termes de temps que d’argent. Alors même que de nombreuses entreprises sont aujourd’hui déjà passées à une dématérialisation partielle de leurs documents, le déploiement d’une GED permet d’organiser la gestion des documents et, surtout, de l’automatiser entièrement.
La GED offre un gain de temps considérable. Le temps passé par les employés à rechercher les documents nécessaires est excessif. Comme tout est librement accessible à tout moment, la GED leur permet d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et de gagner du temps dans la recherche de documents. Par conséquent, les employés deviennent plus productifs et plus efficaces.
L’un des nombreux avantages de la GED est la réduction des coûts, car la dématérialisation des documents élimine les frais d’impression, notamment ceux liés aux consommables comme l’encre ou le papier. Compte tenu de l’utilisation minimale de papier, cela s’inscrit également dans l’adoption par l’entreprise d’une stratégie de développement durable.
GED : gestion électronique des documents et sécurité des données
En outre, une solution de GED permet de sécuriser considérablement mieux les données qu’un document papier. Les données ne se perdent plus aussi facilement, et leur accès est protégé et contrôlé, grâce à l’administration informatique. Vous pouvez décider quel employé de l’entreprise aura accès à un document et quels privilèges d’édition il aura en fonction du type de document. En outre, vous pouvez vous débarrasser totalement des documents papier de votre entreprise, ce qui vous fera gagner beaucoup de place.
Le suivi et la centralisation des données sont considérablement facilités. La version la plus récente du document est toujours disponible pour les employés, et comme les mises à jour du système se font automatiquement, toutes les informations sont disponibles immédiatement.
Ce ne sont là que quelques-uns des avantages de la GED :
Gain de temps
réduction des coûts
centralisation et surveillance des données
sécurité des données et des documents
Quels sont les inconvénients de la GED ?
Même si la GED présente de nombreux avantages pour une entreprise, elle a aussi des limites, qu’il vaut mieux connaître et auxquelles il faut se préparer. Voici quelques-uns des principaux inconvénients de la GED :
temps de formation des employés en heures
matériel informatique spécialisé
Risques de fraude et de perte de données
exigences en matière de formation des employés
Les employés peuvent gagner du temps en utilisant une GED dans votre entreprise, mais ils doivent d’abord recevoir une formation sur les technologies. Votre personnel doit donc être présent lors de la mise en place du système si vous voulez profiter pleinement de cette technologie de GED.
Comme les processus à comprendre sont différents, la formation prend du temps. Cela implique un changement important dans la façon de faire les choses.
Se doter de serveurs puissants.
Des outils informatiques performants sont nécessaires pour mettre en place une GED. Si votre entreprise est sous-équipée, cela peut affecter la fonctionnalité du système et entraîner des dysfonctionnements. La GED a donc besoin de technologies informatiques efficaces, notamment de serveurs performants qui peuvent stocker beaucoup de données.
Ces outils sont coûteux à l’achat, il est donc crucial de les budgétiser bien à l’avance. Vous devez également tenir compte du coût de leur maintenance.
Réduire la probabilité de fraude.
Même si la GED offre une meilleure protection des données que les documents papier, des fraudes peuvent toujours se produire dans le système. Les données étant échangées sur un réseau, il est plus simple pour les pirates de voler les informations et les documents de l’entreprise.
Vous devez donc prendre des mesures pour vous protéger contre ce type de danger en choisissant des outils de sécurité fiables qui vous permettront également de réduire la probabilité de perte de documents.
